Izdvajanjem bezvrijedne dokumentacije i proširenjem kapaciteta arhiva Gradske uprave, Odjeljenje za opštu upravu, uspjelo je da obezbijedi prostor za skladištenje arhive do kraja 2015. godine.
Obezbjeđenje dodatnog prostora i prelazak na digitalni proces arhiviranja podataka primarni su zadaci za naredni period, kaže načelnik Odjeljenja za opštu upravu Slavko Tanasić.
– U arhivi Gradske uprave čuva se i koristi dokumentarno-arhivska građa nastala djelovanjem i radom oragana nekadašnje Skupštine opštine, odnosno danas Gradske uprave Grada Banjal Luka za period od 1971. do 2014. godine. Veći dio čini je građa sa dužim rokovima čuvanja i „trajno“, te samim tim predstavlja javnu arhivsku građu. O koliko obimnoj građi je riječ, najbolje ilustruje podatak da raspolažemo sa dokumentarno-arhivskom građom od nekoliko miliona predmeta-dokumenata, što u dužnim metrima iznosi preko 3.000 metara – ističe Tanasić.
Važno je istaći da se u radu Gradske uprave broj predmeta iz godine u godinu povećava. Primjera radi u 2014. godini riješeno je 84.870 predmeta, dok je taj broj u 2013. godini bio manji od 60.000 predmeta. Stalno povećanje broja predmeta i obima dokumentarne građe koja nastaje u radu organa Gradske uprave zahtijeva i dodatni prostor za smještaj.
Zbog nemogućnosti Arhiva RS da, shodno Zakonu o arhivskoj djelatnosti, preuzme dokumentarno-arhivsku građu stariju od 30 i više godina, još 2012. godine dio je izmješten u prostorije skloništa u Novoj varoši.
-Polovinom ove godine premješten je još jedan dio dokumentrno-arhivske građe, tako da je sada u prostorijama skloništa u Novoj varoši smještena dokumentacija nastala za period od 1971. do 1991. godine u dužini od oko 900 metara – kaže načelnik Tanasić i dodaje da se na osnovu liste kategorija dokumentarne građe sa rokovima čuvanja redovno vrši sređivanje dokumentarne građe po hronološkom redu nastanka.
U februaru ove godine, Odjeljenje za opštu upravu pokrenulo je postupak usklađivanja liste sa zakonskim propisima. U skladu sa Zakonom o arhivskoj djelatnosti pribavljena je i saglasnost Arhiva RS, nakon čega je gradonačelnik Slobodan Gavranović imenovao Komisiju za sređivanje dokumentarne građe i izdvajanje bezvrijedne dokumentacije, nastale radom i djelovanjem organa Grada Banja Luka za period od 2004. do 2013. godine.
U toku je sređivanje ovih materijala i izdvajanje bezvrijedne dokumentacije koja će po završetku posla biti uništena na zakonom propisan način.
– Građa se tako sređena, cjelovita i nepromjenjena, čuva u prostorijama-depoima u zgradi Gradske uprave, površine oko 500 kvadratnih metara i prostorijama skloništa u Novoj varoši u površini od oko 200 kvadratam, u kojima su obezbijeđeni propisani mikroklimatski, hemijsko-biološki i fizičko-tehnički usovi – rekao je on.
Dakle, Gradska uprava grada je, kao imalac dokumentarne građe koja pretežno čini arhivsku građu u nastajanju, obezbjedila odgovarajući prostor, opremu, stručno osposobljeni kadar i sredstva za sprovođenje mjera zaštite vlastite dokumentarne-arhivske građe.
Samim tim, stvorene su sve pretpostavke da ona bude dostupna svim ovlašćenim korisnicima pod jedankim uslovima, a građa se daje na korišćenje u službene i druge opravdane svrhe.
Strankama u postupku, sudovima, oraganima uprave, kao i drugim pravnim i fizičkim licima, koja dokažu da imaju pravni interes, omogućuje se uvid u dokumentarnu-arhivsku građu, kao i pravo na prepis i ovjeru, radi korišćenja u obavljanju svojih redovnih poslova i ostvarenja svojih prava.
Takođe, arhivsku građu, bez ograničenja u svom radu i djelovanju, koriste i organi lokalne samouprave, koja im se izdaje na korišćenje putem reversa.
O kolikom poslu je riječ najbolje govori podatak da je samo u toku 2014. godine arhivirano je 61.714 premeta, izvršena ovjera prepisa i na revers izdato 5.724 predmeta, a u odgovarajuće klasifikacije po godinama nastanka uloženo 36.015 predmeta.
Gradska uprava ulaže dodatne napore da svoje usluge učini kvalitetnijim i na zadovoljstvo građanima kao korisnicima.
-Kada je u pitanju arhiv, sa ciljem unapređenja kvaliteta, naš primarni cilj jeste konvertovanje dokumentarne-arhivske građe iz fizičkog oblika u elektronski/digitalni oblik. Ovim bi se postigao veći kvalitet zaštite, brža dostupnost, lakši pregled, efiksanost, ušteda u prostoru i vremenu i novcu, veća bezbjednost, jednostavnije upravljanje pravima pristupa i drugo – zaključio je načelnik Tanasić.
